职场人“时间碎片”如何有效管理

越来越多的职场人发现，工作时间变得零碎起来：查看邮件时不由自主地上网“冲浪”；碰上个“极品”客户难以遏制发微博的冲动；正想打业务电话人事部门却让填表格；好不容易排除干扰想工作了，却又不得不去修理“罢工”的打印机……

　　“时间碎片”自己制造出来的 　　李忻然准备在上午赶完一份报表，并打几个电话核查一下数据。她正按着号码，“嘀嘀……”QQ上中学同学陈杰的头像闪了起来，说是商量下周同学聚会的相关事宜。于是，两人在QQ上你来我往，一会是笑脸，一会是鲜花，本来一个电话就能解决的事，再QQshang却聊了半天还没过瘾，不知不觉竟然快到午饭时间了。 　　看着桌面上没有完成的报表，李忻然直犯嘀咕：怎么回个信息，就耽搁了一个上午？ 　　为了接收客户的模板，张亮一早就上了QQ，可几百兆一时半会儿也下不完，于是就顺便浏览新闻；可浏览网页不免影响下载速度，模板传了几个小时，传来之后又因为格式问题不得不下载软件，再加上午饭时间，到真正打开模板已经过了5小时。后来跟客户沟通后才知道，两家的办公楼只差500米，直接取样绝对快多了。 　　何丽是一个“微博控”，碰上什么新鲜事，总是忍不住拿出手机发微博。刚开始，她还为创意工作中这种难得的头脑休息感到振奋，甚至觉得勤发微博给了不少灵感。但她很快就发现：“微博本来是利用碎片时间，现在则是在制造时间碎片。” 　　工作中，无论你多么谨慎地安排工作，总会出现这样那样的“时间碎片”：乘坐的公交车晚点你只好耐心等待；开会时有些同事迟到你又得等着；正处理邮件突然遭遇网络掉线你还得等……

　　管理“时间碎片”的有效几招 　　作为时间管理专家，某检验检疫机构高级协调员沈敏吉表示：“目前，大多数白领工作环境相对宽松，可以自由上网、聊天，时不时弹出的QQ、MSN消息，很容易打乱工作节奏，很少能长时间集中注意力，导致工作效率低下。” 　　所以，在web2.0工具泛滥的今天，杜绝“碎片时间”是找回工作效率的首要办法。 　　沈敏吉建议：职场人可以从以下几点开始做起。首先，上班时间尽量不开QQ、MSN。其次，每天上班的前一两个小时是精力最集中时段，保证用这段时间去处理最重要的工作。再次，一个问题如果用QQ、MSN三句话无法解释清楚，就直接用电话沟通。最后，两分钟内无法完成的临时任务，如果不是紧急就延后，先解决当务之急。 　　而张亮则从技术上给琢磨出了杜绝“碎片时间”的方法： 　　首先，管理QQ、MSN等聊天工具，屏蔽无关的QQ群消息，公司内部沟通时尽量采用RTX，同时在任务栏中隐藏相关图标。 　　其次，坚持用手机看微博，时间固定在上班前、下班后或午休时间。 　　再次，可以用Google reader订阅源，订阅感兴趣的资讯，省得随意上网浏览。这些信息了利用午饭后的半小时快速浏览，对于重要的文章进行标记，或者存在IE收藏夹的临时文件夹，等空闲时段再阅读。 　　最后，工作或私人邮件用Formail、live-mail等工具架设，设置为5分钟自动收取一次，有新邮件时给出提示，避免登录几个邮箱网站查看浪费时间。 　　既然无法避免，不妨主动利用 　　无论如何规划，总有一些“碎片时间”无法避免。沈敏吉建议，既然无法避免，不妨主动利用。“碎片时间”最适合用来处理琐碎事务，每天可以事先在记事本或手机上做记录，记下需要打的非重要电话、购买的小物品、查询的相关资料等，并按完成时间进行分类。之后一旦碰上“碎片时间”，那么只需要拿出这个记录直接照作就行。 　　李忻然也有自己的小窍门：她常常会预估碎片发生的情况，如果是经常遇上的“碎片时间”，那么她会安排同时做两件事。比如，她要打电话核实数据，这肯定需要频繁地进行来回沟通，在几段等待对方回复电话的时间里，就抽空去做一部分报表，或者分类整理一些单据。何丽的方法使是尽量集中办事，比如她这一天既要开会又要拜访几位客户，那么她会是把拜访客户安排在一起，完成后再开会。 　　沈敏吉指出，其实无论什么方法和窍门，关键是树立起利用“碎片时间”的意识。某种程度上，时间被碎片化是现代社会一个不可逆转的趋势。对职场人而言，谁能利用好“碎片时间”，谁就能在工作中脱颖而出。